Trello: de nummer één planning tool hier in huis

Van Leslie

11 december 2021

Het leven van een zelfstandige/huisonderwijzende moeder vraagt toch wat organisatie. Het is hier lang zoeken geweest naar dé oplossing voor mij, maar ook voor ons gezin. Nu de jongens ouder zijn, hoef ik hen niet meer constant te begeleiden in hun lessen, maar het is wel nuttig dat zij een planning hebben. Na Google Classrooms, de gewone Google Calendar, en papieren planning, kwamen we dit jaar uit op Trello. En laat dat nu zijn wat werkt voor ons.

Trello als project management tool voor mijn bedrijf

Trello is een website die ik al langer kende en gebruikte om mijn blog wat te organiseren. Ik maakte lijsten met verschillende taken (kaartjes) die ik moest afwerken voor mijn blog, of schreef ideeën voor blog postjes neer. Een simpele structuur van drie lijsten was toen zeker voldoende: Te doen, Bezig, en Afgewerkt.

Toen ik begon met het publiceren van kleurboeken werd het wat uitgebreider. Momenteel heb ik een volledig schema dat ik gewoon elke dag heb open te doen en ik weet wat ik voor welk project moet afwerken. Makkelijker kan het niet.

Hoe werkt het?

Wel, je maakt een workspace aan dat je ofwel enkel zichtbaar maakt voor jezelf of waar je anderen kan voor uitnodigen. In die workspace maak je dan lijstjes (verschillende categorieën die voor jou van belang zijn). In mijn workspace heb ik volgende lijstjes:

  • Business lijst waar ik verschillende taken plaats die in het algemeen belangrijk zijn, vragen voor de boekhouder bv., of veranderingen aan de website die nog moeten gebeuren);
  • Dagelijkse To Do’s: In dit lijstje heb ik een kaartje voor elke dag met daarin een checklist met taken die ik dagelijks doe voor mijn bedrijf;
  • Projecten: met daarin een kaartje dat mijn ideeën voor kleurboeken en andere projecten bevat en een project template dat ik kan kopiëren wanneer een idee naar uitvoering gaat. Deze template bevat elke mogelijke stap die ik moet uitvoeren voor een project afgewerkt is;
  • Afgewerkte projecten: Klaar met een project? Dan verhuist het kaartje naar hier zodat ik het altijd terug kan vinden later;
  • Marketing ideeën: een interessant artikel over marketing dat ik later wil herlezen? Een uitspraak in een boek waar ik over wil nadenken of uitwerken? Die plaats ik hier en daar kan ik op terugkomen wanneer de tijd rijp is;
  • Resources: dit bevat links naar sites waar ik bepaalde zaken kan aankopen, of links naar cursussen die ik volg/gevolgd heb om mij te helpen in mijn bedrijf.

Dit overzicht zorgt ervoor dat ik elke dag weet waar ik sta en hoe dicht ik ben bij het afwerken van een project.

Het project management tool voor ons huisonderwijs

Tijdens de laatste herfstvakantie bekeek ik met de jongens wat wel en niet werkte in onze planning en wat we konden veranderen. We werkten toen met een papieren planning waar de jongens bijhielden wat ze hadden afgewerkt die week en wat niet. Het werkte wel, maar soms werd dat document ergens verkeerd gelegd, of moest ik het daarna toch aanduiden in mijn document in Excel dat ik bijhoud voor mogelijke inspectie en dan bleef het liggen waardoor ik dan grote hoeveelheden ineens moest doen. Toch wel een rompslomp.

Mijn oudste vroeg toen: “Mama, waarom gebruiken we niet jouw methode voor je bedrijf?” En eigenlijk, hij had gelijk. We probeerden het uit en het was direct een succes.

Hoe gebruiken we het?

Wel, ik maakte voor elk kind twee workspaces aan. Eén voor mij alleen waar ik elk vak waar ze momenteel aan werken heb verdeeld in “lessen”. Dus per vak een lijstje, en in elk lijstje een kaartje per onderdeel dat ze in één “les” verwerken. De tweede workspace is voor ons beiden. Daar maakte ik een lijstje met hun examendata, en daarnaast een lijstje per schooldag (maandag tot vrijdag).

Wanneer ik in het weekend met hen hun planning maak, kopiëren we van mijn document naar het gezamenlijke document en duid ik het in mijn document als “ingepland” aan (een labeltje toevoegen, heel makkelijk en met een kleurtje dus ook nog overzichtelijk). In elke lijst hebben ze een kaartje met daarop “Afgewerkt: plaats alles wat je afgewerkt hebt hieronder”. Dus voor elke dag wordt wat ze moeten afwerken daarboven geplaatst, zijn ze klaar, slepen ze het gewoon naar onder. Ik kijk wanneer ze klaar zijn met hun dag de workspace na, en verander de labels in mijn document van “ingepland” naar “afgewerkt”. Eenvoudig, snel en overzichtelijk.

Het beste van dit systeem? Ze kunnen hier overal met werken! Ze hebben de Trello app op hun smartphone en kunnen er ook via de computer aan. Geen papieren meer die verdwijnen waardoor ik moet vloeken over wat ze toch weeral die week gedaan hebben. De meeste tijd had ik nodig om de vakken te verdelen in lessen en in te geven in mijn workspace, verder is het dagelijks 5 minuten om aan te duiden wat afgewerkt is en wekelijks een kwartiertje om de lessen in te plannen.

Voor het zelfstandig werk kan ik ook links naar een video of een website met meer uitleg plaatsen, of ik kan een document bijvoegen als er een tekst moet gelezen worden. Ook hier weer, geen papieren die verdwijnen. Is het een werkblad dat ze moeten printen? Geen probleem. Hun smartphones en hun laptop zijn verbonden met onze printer, even doorsturen en klaar.

Je hoort het al, wij zijn fan! En dan heb ik het beste nog niet verteld. Dit alles doen wij gewoon met een gratis account. Je kan, uiteraard, betalen en wat extra mogelijkheden krijgen, maar die hebben wij op dit moment niet nodig. Dus, gratis, overzichtelijk, gemakkelijk. Drie dingen die ik toch wel heel belangrijk vind. Heb je na het lezen van mijn ervaringen interesse om het zelf uit te testen? Lees dan meer over Trello hier.

Enne, ik hoor graag wat jij gebruikt als planning tool. Laat je het weten hieronder?

Dit vind je misschien ook interessant…

Reset Week 3

Reset Week 3

Elke avond posten, dat wordt het niet, de postjes zijn veel te veel hetzelfde. Dan maar één keer per week en ik vul...

Reset Week 2 Dag 3

Reset Week 2 Dag 3

Vandaag begon ik stilletjesaan te zien wat ik terug wil creëren: rust! Tijdens het ochtendmoment haalden ze de grote...

Reset week 2 dag 2

Reset week 2 dag 2

Vandaag weer een dagje anders dan anders. Manlief moest een aantal dingen in orde brengen en had verlof (had dat al...

7 Reacties

  1. Sandra

    Heel handig, zo’n planning tool en fijn dat het ook nog eens gratis is!

    Antwoord
  2. Mandy Eggens

    Ik gebruik geen planning tool.. ik schrijf dingen in een schriftje wat ik van plan ben, voor de rest.. nee geen tools verder

    Antwoord
  3. Soraya HH

    Ik snap dat je als zelfstandige moeder toch moet organiseren. Handig dat je met een schema werkt, handig ingesteld ook. Ik denk dat dit beter werkt dan een papieren planning.

    Antwoord
  4. Lindaschrijfthetop

    Wat een goed systeem om alles op orde te hebben. Persoonlijk haeb ik er nog nooit van gehoord.

    Antwoord
  5. Tania

    Ik gebruik een papieren planner, dat werkt nog steeds het beste voor mij

    Antwoord
  6. Frederique

    Ah dat klinkt hartstikke handig. Duurde me maaaaaaaanden om mijn drie kinderen aan Google agenda te krijgen en dat gaan nu prima. We kunnen elkaars agenda zien en onze afspraken daarom beter plannen. Ik moet er niet aan denken om nu te switchen naar iets anders haha

    Antwoord
    • Leslie

      Nee, zodra je iets vindt dat werkt zou ik ook niet meer veranderen. Nu, onze gewone afspraken staan ook gewoon in Google Calendar, het is eerder het dagdagelijkse plannen rond huisonderwijs en mijn zaak dat hier in staan. Dit werkt voor ons nu en ben blij dat ik daardoor een zorg minder heb.

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *